Come facciamo a far sì che lo smart working sia davvero smart? La pandemia ha rivoluzionato il nostro approccio allo smart working. Se prima era una possibilità da prendere in considerazione, soprattutto quando si parlava di madri lavoratrici, oggi volenti o nolenti in molti hanno dovuto ridisegnare il proprio “spazio-tempo” lavorativo. Sarebbe meglio parlare di “lavoro agile”, ma tant’è, ormai in Italia non si fanno distinzioni.  Qualcuno usa anche il termine “home-work”, perché alla fin dei conti è di lavoro eseguito a casa che stiamo parlando.

Una diversa gestione del tempo e degli spazi. E la spesa si riduce

C’è chi ha potuto ricavare, in casa propria, un angolo protetto, in cui sistemarsi per lavorare: una sedia, un tavolo, un computer, libri. C’è anche chi, però, è costretto a lavorare sul tavolo della sala (o della cucina), dopo aver sistemato le stoviglie della colazione. E deve pure fare i conti con il pranzo e la cena, vivendo questi momenti familiari con un certo fastidio, perché magari sta finendo di scrivere una cosa e “di là reclamano gli spaghetti”.

C’è chi lavorando da casa ha ricavato un po’ di tempo per sé, non dovendo spostarsi con i mezzi verso il luogo di lavoro, e c’è chi non riesce più a distinguere il tempo del lavoro dal tempo personale. Perché si alza dal letto e in pigiama, o addirittura magari ancora sotto le coperte, comincia a pestare sui tasti del computer per chiudere quel foglio di calcolo, per finire le due righe del budget annuale o per organizzare una video conferenza. Oppure si ritrova, mentre guarda la partita o un film, a dover rispondere al volo a una richiesta che giunge improvvisa sul cellulare.

C’è poi chi con lo smart working sta risparmiando sull’affitto e la gestione di un ufficio che non serve più, ma c’è anche chi, a causa della riduzione di lavoratori in giro per le città, non vende più pranzi, caffè delle 10.30 o il giornale della prima mattina.

Per lavorare da casa, lo diciamo da sempre, occorre darsi delle regole.

Servono regole che rendano questo impegno quotidiano produttivo e che ci impediscano di “abbruttirci”, lavorando in modo sciatto. Pur non dovendosi presentare al lavoro, dandosi una regola si lavora in modo migliore e più produttivo, guadagnando pure un po’ più di tempo per se stessi.

Ecco allora qualche consiglio, per lavoratori da casa (e per i loro capi)

1. Organizzati uno studio in cui lavorare. Lo spazio può essere anche condiviso con il resto della famiglia, quando non è disponibile una camera tutta per te, ma in quel momento deve essere sgombro da impicci. Se si lavora in cucina, occorre ritagliarsi il tempo di sistemare i piatti dopo i pasti e “trasformare” il tavolo nella propria postazione di lavoro.
2. Tieni in ordine il tuo studio. Anche se non verrà mai nessuno, una scrivania in cui si accumulano oggetti inutili porta a distrarre e a far perdere tempo nella ricerca delle cose utili. Un foglio che finisce per perdersi in mezzo a giocattoli, fumetti, stoviglie o altre presenze estranee significa tempo ed energie perse.
3. Non indossare il pigiama o la tuta ginnica, a meno che di mestiere tu non faccia il personal trainer. Vestiti come se dovessi uscire (ovviamente non con il cappotto) e immagina di dover partecipare a una riunione con un cliente o con il capo. Darsi “una sistemata” prepara alla giornata. E il lavoro sarà sicuramente migliore.
4. Non lavorare sempre. Cominciare a lavorare alle 7 di mattina e andare avanti fino alle 19 o alle 20 o alle 21 (!) senza fermarsi o mangiando un panino al volo davanti allo schermo, non aiuta e non è produttivo. Una pausa ogni tanto, una distrazione programmata, l’ora di pausa pranzo (anche di più, prendendosi il tempo di preparare qualcosa di buono) è utile e sana. Così come fare due chiacchiere, o due giochi, con i figli sono utili a staccare e a ricominciare con maggior spinta. E datti un orario di inizio e di fine, facendo gli straordinari solo quando sono necessari.
5. Si può lavorare in squadra anche lontani. I mezzi per comunicare ci sono e sono alla portata di tutti: si può risolvere un dubbio con una chat veloce e, se possibile, con una telefonata. Rimanere con un dubbio può creare solo ulteriore confusione e tempo perso.
6. Quando possibile scambia qualche battuta, al telefono o in videochat, con i tuoi amici o colleghi. Due facezie, un commento su una notizia del giorno, uno scambio di idee su un film o una canzone, sono utili. Un po’ come tirare il fiato alla macchinetta del caffè, si stimola il cervello fuori dallo schema in cui sta lavorando e si generano nuove immagini e nuove idee.
7. Muoviti. Se non si va al lavoro non ci si muove più: camera studio, studio cucina, cucina studio, studio camera, rischia di diventare un tragitto troppo breve e di routine. Rompere questo circolo è utile, sia mentalmente sia fisicamente. Si può fare ginnastica, oppure uscire a fare due passi, respirare un po’ di aria e guardarsi attorno.
8. Non farti distrarre dalle cose che ti circondano. A casa ogni momento è buono per farsi distrarre: la televisione, i vicini, quel lavoretto rimasto a metà da domenica. Immagina di essere in ufficio e rimani concentrato sulla cosa che stai facendo.
9. Non perdere tempo sui social. In ufficio il tempo di “cazzeggio” in rete è ridotto. A casa si rischia di cominciare a scorrere il feed di Facebook alle 8 e di ritrovarsi a mezzogiorno a non aver ancora concluso nulla. Tieni sott’occhio il tempo che trascorri fra le pagine dei social e non dar loro troppo peso.
10. Rispetta il tuo rituale nel mondo. Se prima avevi l’abitudine di uscire per fare colazione al bar leggendo il giornale, fallo di nuovo, se si può. Se a pausa pranzo andavi sempre in quel ristorante, non fartelo mancare, se è aperto. Se prima di tornare a casa ti fermavi per una birra con gli amici, ricominciate a farlo quando possibile. È fondamentale ricordarsi che esiste un mondo “là fuori”.
11. Cerca di scoprire cose nuove. Uscendo si entra in contatto con le novità, con la parte creativa della società: i cartelloni pubblicitari, le vetrine dei negozi, i vestiti delle persone che si incontrano, la musica che si ascolta, le copertine dei libri dei vicini di treno, le chiacchiere sentite sull’autobus. Sono tutti stimoli vitali per il cervello. Che rimanendo in casa si perdono. E non è sufficiente gironzolare sui social network, perché ciò che si percepisce è ciò che non scuote e diventa sempre più indifferente.
12. A un certo punto spegni tutto. Stabilisci dei limiti: il tuo capo – o il tuo cliente – non può averti a disposizione sempre, in ufficio come a casa valgono gli stessi orari. Ma soprattutto deve valere il rispetto.

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